Do planejamento à execução, confira o guia completo da Riole para sua empresa organizar um evento com tradução simultânea.
Organizar um evento, conferência, palestra ou mesa-redonda que precisa ser traduzida em três idiomas (ex.: português, inglês e francês) pode parecer desafiador, mas com o planejamento adequado e os equipamentos certos, é possível garantir um evento com tradução simultânea bem-sucedido e de alto nível.
Realizar um encontro dessa magnitude demanda a adoção de uma abordagem estratégica, abrangendo diversas etapas. Neste blog post, apresentaremos um passo a passo completo para a produção de uma palestra ou conferência multilíngue voltada para 300 participantes.
Defina os objetivos
Esse passo é fundamental para determinar o foco do encontro, identificar o público-alvo e estabelecer os desdobramentos pós-evento. Os objetivos podem variar de ocasião para ocasião, desde uma mesa-redonda entre especialistas até palestras silenciosas. Considere o tamanho, formato e características do evento, pois esses aspectos influenciarão diretamente no orçamento. Faça uma planilha de custos, lembrando-se de incluir uma margem para imprevistos.
Comece a planejar
Organize-se e, se possível, monte uma equipe experiente, estabelecendo parcerias com profissionais do ramo de Eventos.
Pense na Programação
Elabore uma programação abrangente e dinâmica, incluindo mesas-redondas e atividades de networking. Considere também as pausas e refeições.
Prepare materiais e brindes
Personalize a experiência dos participantes criando materiais impressos e digitais (ex.: crachá, folhetos informativos com mapa e roteiro, displays de mesa com QR Code, totens, etc.) traduzidos para todos os idiomas presentes na conferência ou palestra. Idealize também os brindes personalizados com a temática do evento (ex.: cordão de crachá, bloco de anotações, caneta, copo, boné, ecobag, etc.).
Organize um formulário de inscrições
Implemente um sistema ou formulário para fácil inscrição dos participantes. Considere perguntas que tragam como resposta: a cidade, a profissão, a área de atuação, o motivo do interesse no evento (para entender os perfis do público-alvo), o telefone e o e-mail (para lembretes e comunicações), e eventuais restrições alimentares (para guiar o coffee break). Existem sites de modelos de formulário que possuem recursos além da inscrição, como, por exemplo, exportação dos dados para impressão e registro pela equipe organizadora.
Programe a logística
Planeje detalhes logísticos, como transporte, alimentação, hospedagem e segurança. Para a realização da palestra ou conferência, escolha um local próximo a hotéis e restaurantes, pois facilita, e muito, o deslocamento dos participantes, além de fomentar uma boa experiência e satisfação.
Prepare a estrutura do local
Antes do grande dia, verifique se o espaço atende aos requisitos estruturais. Certifique-se que há um espaço para as cabines de tradução, garantindo que não atrapalhem o fluxo, e prepare a estrutura para os equipamentos de tradução simultânea. Saídas de emergência, espaços de circulação, rampas e recursos de acessibilidade também são pontos importantes a serem observados.
Recomendação de Leitura: Soluções de Acessibilidade da Riole para seu evento
Faça testes antes do evento
Certifique-se que todos os equipamentos e sistemas funcionam perfeitamente, realizando um teste completo alguns dias antes.
Conte com o apoio de profissionais
Um encontro deste porte demanda a contratação de profissionais de diferentes setores para assegurar seu sucesso. Confira os profissionais e equipes essenciais para esse momento (expanda os itens abaixo para saber mais):
Recepcionistas | Hostess
Para atender eficientemente 300 participantes, recomenda-se de 4 a 10 hostesses, dependendo das particularidades do evento. Entretanto, o número de recepcionistas pode variar conforme as especificidades da ocasião.
As hostesses realizam diversas atividades, como: recepcionar os participantes na chegada, orientá-los sobre a localização de palestras e workshops, distribuir materiais de apoio, auxiliar na organização de filas e controle de acesso, prestar informações sobre o evento e oferecer suporte aos demais profissionais envolvidos na organização.
Staff (Produção e Suporte)
A equipe de produção cuidará dos aspectos técnicos do evento, como som, tradução simultânea, iluminação e decoração. É fundamental que esta equipe esteja alinhada e treinada para lidar com quaisquer eventualidades durante o evento.
Segurança e Monitoramento
Normalmente, para um encontro com 300 participantes, uma equipe de segurança de 6 a 10 profissionais é necessária. Porém, essa quantidade pode variar, dependendo do tamanho, tipo, local e presenças do evento. Para determinar a quantidade exata de seguranças para a ocasião, considere as seguintes diretrizes:
O porte e a natureza do evento;
O espaço físico do evento, identificando pontos vulneráveis e áreas restritas;
A localização do evento;
A presença de autoridades ou personalidades.
Equipe de Transporte
Planeje o transporte de palestrantes, intérpretes e equipe. Um roteiro detalhado é essencial para garantir a eficiência do deslocamento, considerando detalhes como: tempo para buscar no aeroporto, trajeto do aeroporto para o hotel, visita ao local do evento para alinhamentos, saída do local do evento para o almoço, retorno ao hotel, trajeto de ida para o evento, retorno ao hotel, jantar, retorno ao hotel e trajeto de retorno para o aeroporto.
Coffee Break
O serviço de coffee break oferece opções leves de alimentação e é essencial para manter o ritmo dos convidados e palestrantes, considerando sempre as preferências e restrições alimentares deles, é claro.
Equipe de Limpeza
A equipe de limpeza é responsável por manter o local limpo durante e após o evento, contribuindo para uma experiência agradável.
Marketing & Comunicação
A equipe de comunicação e marketing será responsável pela divulgação do evento em diversos canais, como redes sociais, e-mail marketing, imprensa, entre outros.
Fotógrafos e Videomakers
Registrar os melhores momentos do evento com qualidade é essencial. Considere fotógrafos e videomakers para obter conteúdo audiovisual para recordação, divulgação e produção de materiais pós-evento, se necessário.
Mestre de Cerimônias
Um mestre de cerimônias experiente é essencial para manter o evento organizado, introduzir palestrantes e lidar com imprevistos, sendo uma figura crucial em uma conferência ou evento longo. Conheça as funções-chave do mestre de cerimônia:
Apresentação de palestrantes e convidados, destacando suas qualificações;
Anúncio das atividades programadas para orientar o público sobre o evento;
Interação ativa com o público, utilizando perguntas, comentários, dinâmicas e enquetes;
Manutenção do cronograma, coordenando transições entre atividades e informando sobre intervalos;
Gerenciamento de situações imprevistas, mantendo o público informado e tranquilo. Ao encerrar o evento, o mestre de cerimônia agradece a presença, resume recados, aprendizados e expressa gratidão aos patrocinadores, colaboradores e apoiadores.
Palestrantes
Escolha palestrantes experientes e reconhecidos, considerando características como inovação e empreendedorismo, e mantenha um diálogo flexível para alinhar as apresentações com o tema da conferência.
Nesse quesito, é fundamental criar um acordo escrito entre você e o palestrante, documentando os custos, direitos autorais e outros termos importantes.
Intérpretes para o evento com tradução simultânea
Intérpretes traduzem simultaneamente do francês e inglês, entre outras línguas, para o português. Envolva profissionais de instituições reconhecidas, como associações profissionais de intérpretes e tradutores, garantindo que o conteúdo seja compreendido claramente.
É essencial garantir que o conteúdo apresentado pelos conferencistas, ou palestrantes, seja transmitido de maneira clara e compreensível aos participantes. Na sua pesquisa por intérpretes, considere aqueles que possuem experiência e conhecimento na área específica do palestrante.
O orçamento do evento com tradução simultânea
Com base nos principais serviços e necessidades listadas até o momento, o orçamento deve considerar desde espaço e equipamentos até custos com palestrantes, intérpretes, equipes de suporte, alimentação, hospedagem, divulgação e transporte. É fundamental considerar também uma margem de segurança para possíveis imprevistos.
Encontrar patrocinadores reduzirá custos
Tradução Simultânea impulsiona o alcance do seu evento
Investir em tradução simultânea oferece uma série de benefícios que podem enriquecer significativamente a experiência dos participantes, além de ampliar o alcance do seu evento.
Para isso, é fundamental ter todo o aparato necessário para que a tradução simultânea seja realizada, como: cabine acústica com isolamento sonoro e iluminação adequada, central de intérprete, receptores, fones de ouvido, headset, transmissor de áudio, modulador infravermelho, emissor infravermelho e estojo carregador (para recarga de bateria e deslocamento).
As cabines de intérprete são essenciais para evento com tradução simultânea. São espaços projetados para assegurar um ambiente acusticamente isolado, permitindo que os intérpretes foquem no discurso original e ofereçam interpretação precisa. Cada cabine deve conter uma central de intérprete com entradas para microfones e fones de ouvido, proporcionando flexibilidade no uso de headsets ou dispositivos separados. A iluminação interna adequada também é essencial para facilitar o trabalho do intérprete.
A interpretação simultânea não apenas quebra barreiras linguísticas, mas também promove uma experiência mais inclusiva, enriquecedora e acessível para todos os participantes, reforçando a qualidade e o alcance do seu evento, bem como o respeito pelo seu público-alvo.
Áudio e Vídeo Profissional também são fundamentais
Ter áudio e vídeo profissional em um evento com tradução simultânea é um dos requisitos que garantem o sucesso da ocasião e a satisfação dos participantes. Esses são alguns dos benefícios de investir em áudio e vídeo profissional: comunicação eficaz, engajamento do público, profissionalismo e credibilidade, ampliação do alcance, experiência imersiva e registro de conteúdo.
Investir em áudio e vídeo profissional não é apenas uma questão de estética, é uma decisão estratégica que impacta diretamente a percepção do evento, o envolvimento do público e a eficácia da comunicação. Elementos audiovisuais contribuem para a criação de experiências memoráveis e bem-sucedidas, como: sonorização, streaming, central de controle operacional, gerenciamento de microfones, video wall, controle e monitoramento.
Riole integra Tradução, Áudio e Vídeo em eventos
Há mais de 40 anos oferecendo soluções eletrônicas, tecnologia de ponta e integrações audiovisuais, a Riole é referência nacional e traz na bagagem todo o pioneirismo e a credibilidade do Grupo Riole.
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